Privacy

    Privacyverklaring

    Versie 2.0, vastgesteld op 8 juli 2026. Aangevuld op 14 oktober 2026 met hoofdstuk 12 (gegevens via deze website) en het juiste telefoonnummer. Op 2 november 2026 is de uitleg over bezoekersstatistiek aangepast. Deze privacyverklaring legt uit hoe ZorgtVuldig omgaat met de persoonsgegevens van cliënten, hun vertegenwoordigers, andere betrokkenen en bezoekers van deze website.

    1. Doel van dit document

    Deze privacyverklaring legt in het kort uit hoe ZorgtVuldig omgaat met persoonsgegevens. Dit document wordt bij de begeleidingsovereenkomst verstrekt en staat op www.zorgtvuldig.nl.

    2. Wie is verantwoordelijk

    ZorgtVuldig, gevestigd aan de Verstolkstraat 30, 8933 DZ Leeuwarden (KVK 84230150, AGB-code 41551021), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van de begeleiding en via deze website worden verwerkt. Voor alle vragen over privacy is Jermaine Sprott, eigenaar, het aanspreekpunt: info@zorgtvuldig.nl of 06 2622 8214.

    3. Welke gegevens verwerkt ZorgtVuldig

    • Identificatie- en contactgegevens: naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres en, alleen waar een wettelijke regeling dat vereist, het BSN.
    • Gegevens over de hulpvraag en begeleiding: aanmeld- en intakegegevens, begeleidingsplan, doelen, rapportages, evaluaties en afspraken.
    • Gezondheidsgegevens, voor zover relevant voor veilige en passende begeleiding (bijvoorbeeld een ASS-, LVB- of GGZ-gerelateerde achtergrond).
    • Veiligheidsinformatie en, alleen bij een forensisch kader, justitiële informatie, zoals risicotaxaties, signaleringsplannen en contact met reclassering, uitsluitend voor zover noodzakelijk.
    • Financiële en administratieve gegevens, zoals indicatie- of beschikkingsgegevens, voor zover nodig voor facturatie aan gemeente, zorgkantoor, SVB of PGB-budgethouder.
    • Contactgegevens van vertegenwoordigers, naasten en verwijzers, voor zover nodig voor de begeleiding.
    • Gegevens die u via deze website invult of die bij een bezoek worden verwerkt (zie hoofdstuk 12).

    4. Waarom en op welke grondslag

    ZorgtVuldig verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor doelen die samenhangen met de begeleiding, en altijd op basis van een geldige grondslag uit de AVG:

    • Uitvoering van de overeenkomst: aanmelding, intake, begeleiding, rapportage, evaluatie en afsluiting van het traject.
    • Wettelijke verplichting of taak van algemeen belang: bijvoorbeeld verantwoording aan gemeente of zorgkantoor, verplichtingen uit de Wkkgz en verplichte rapportages binnen een forensisch kader.
    • Toestemming: bijvoorbeeld bij het delen van informatie met naasten, verwijzers of behandelaren buiten de wettelijke verplichtingen om. Toestemming wordt vastgelegd en kan altijd worden ingetrokken.
    • Gerechtvaardigd of vitaal belang: bijvoorbeeld bij een acute veiligheidssituatie.

    Gezondheidsgegevens en justitiële gegevens verwerkt ZorgtVuldig alleen wanneer de AVG en de Uitvoeringswet AVG dat toestaan, en nooit meer dan noodzakelijk.

    5. Delen met anderen

    ZorgtVuldig deelt gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is, bijvoorbeeld met de gemeente, het zorgkantoor, de SVB, de verwijzer, een behandelaar of, bij een forensisch kader, de reclassering of een andere justitiële ketenpartner. Dit gebeurt op basis van toestemming, een wettelijke verplichting of een andere geldige grondslag, en nooit meer dan nodig voor het doel.

    Met partijen die namens ZorgtVuldig gegevens verwerken, zoals het elektronisch cliëntendossier (ZilliZ), Microsoft 365 en administratiediensten, is een verwerkersovereenkomst gesloten. Voor de partijen achter deze website, zie hoofdstuk 12. ZorgtVuldig verkoopt nooit gegevens en geeft geen gegevens door buiten de EER zonder passende waarborgen.

    6. Hoe lang bewaart ZorgtVuldig uw gegevens

    • Begeleiding vanuit de Wmo: 15 jaar (artikel 5.3.4 Wmo 2015), of zoveel langer als redelijkerwijs nodig is.
    • Begeleiding vanuit de Wlz en gezondheidsgegevens: 20 jaar na het einde van de begeleiding, aansluitend bij de WGBO.
    • Begeleiding in een forensisch kader: 20 jaar, waarbij uit het justitiële kader aanvullende eisen kunnen volgen.
    • PGB-zorg: 15 of 20 jaar, afhankelijk van de wettelijke basis (Wmo of Wlz).
    • Financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

    Na afloop van de bewaartermijn wordt het dossier veilig vernietigd. U kunt eerder om vernietiging vragen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt. De bewaartermijnen voor gegevens via de website staan in hoofdstuk 12.

    7. Beveiliging en datalekken

    • Dossiers worden digitaal en/of fysiek beveiligd opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor personen die de informatie voor hun werk nodig hebben, volgens de autorisatiematrix.
    • ZorgtVuldig werkt met beveiligde systemen, sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie waar mogelijk.
    • Een (mogelijk) datalek wordt direct onderzocht en intern geregistreerd. Als het lek een risico oplevert, meldt ZorgtVuldig het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij een hoog risico worden ook de betrokkenen zelf geïnformeerd.

    8. Uw rechten

    U heeft op grond van de AVG de volgende rechten over uw eigen gegevens:

    Een verzoek kan schriftelijk of per e-mail worden ingediend via info@zorgtvuldig.nl. ZorgtVuldig controleert eerst zorgvuldig uw identiteit en reageert binnen één maand. Bij een complex verzoek kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd, met uitleg. Een verzoek indienen is kosteloos. Kan een verzoek niet volledig worden ingewilligd, dan krijgt u een duidelijke, gemotiveerde uitleg.

    • recht op informatie over welke gegevens worden verwerkt en waarom;
    • recht op inzage in uw eigen gegevens en een kopie daarvan;
    • recht op correctie van feitelijke onjuistheden, en het recht om uw eigen zienswijze aan het dossier toe te laten voegen;
    • recht op verwijdering, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
    • recht op beperking van de verwerking;
    • recht op overdraagbaarheid van digitale gegevens die u zelf heeft verstrekt;
    • recht van bezwaar tegen verwerkingen op basis van een gerechtvaardigd of algemeen belang;
    • recht om gegeven toestemming altijd weer in te trekken.

    9. Vertegenwoordigers en naasten

    Uitgangspunt is dat de cliënt zelf beslist over zijn of haar gegevens. Heeft een cliënt een wettelijke vertegenwoordiger, dan beslist een mentor of curator mee over zorginhoudelijke zaken. Een bewindvoerder ontvangt alleen informatie die nodig is voor financiële aangelegenheden. Met ouders, familie en andere naasten wordt alleen informatie gedeeld met toestemming van de cliënt (of diens wettelijke vertegenwoordiger), tenzij de wet anders bepaalt.

    10. Begeleiding in een forensisch kader

    Vindt begeleiding plaats binnen een forensisch kader, dan kan ZorgtVuldig verplicht zijn te rapporteren aan justitiële ketenpartners, bijvoorbeeld over de voortgang en het nakomen van afspraken. Deze rapportages beperken zich tot wat daarvoor noodzakelijk is. Bij de start van het traject wordt besproken welke informatie met wie wordt gedeeld en waarom, zodat u weet waar u aan toe bent.

    11. Klachten over privacy

    Een klacht over de omgang met persoonsgegevens kunt u eerst bespreken met ZorgtVuldig, volgens de klachtenregeling van ZorgtVuldig (met een onafhankelijke klachtenfunctionaris). Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

    Lees de klachtenregeling

    12. Gegevens via deze website

    Ook als u deze website bezoekt of een formulier invult, verwerkt ZorgtVuldig persoonsgegevens. Hieronder leest u welke, waarom en hoe lang.

    Contactformulier. U vult in voor wie het contact is, uw naam, uw telefoonnummer en/of e-mailadres, uw voorkeur voor contact en uw bericht. Wij gebruiken deze gegevens alleen om contact met u op te nemen over uw vraag. Grondslag: uw verzoek om contact voorafgaand aan een eventuele overeenkomst. Bewaartermijn: 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een begeleidingstraject start; dan gelden de termijnen uit hoofdstuk 6.

    Quickscan (kennismaken). U beantwoordt vragen over voor wie de aanmelding is, het soort begeleiding, de leeftijd, de woonplaats, situaties die van toepassing zijn, de zorgvraag en de vergoeding, en u laat uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel een toelichting achter. Omdat de antwoorden gezondheidsgegevens kunnen bevatten, vragen wij hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming met een vinkje. Uw antwoorden blijven in uw eigen browser totdat u ze verstuurt. Past onze begeleiding niet, dan bewaren wij alleen de antwoorden, zonder naam of contactgegevens, voor statistiek. Bewaartermijn: 12 maanden.

    Meldingen. Na het versturen van een formulier ontvangt ZorgtVuldig een e-mail met de ingevulde gegevens op info@zorgtvuldig.nl. Die e-mail wordt verstuurd via Brevo en komt binnen in Microsoft 365.

    Spamcontrole. Om formulieren te beschermen tegen misbruik door computerprogramma's gebruiken wij Cloudflare Turnstile. Daarbij worden uw IP-adres en technische gegevens van uw browser verwerkt. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website.

    Cookies en vergelijkbare technieken. Wij slaan uw cookiekeuze op in uw browser, en tijdens de quickscan uw antwoorden. Dat is nodig om de website te laten werken. Voor bezoekersstatistiek gebruiken wij Vercel Web Analytics. Die werkt zonder cookies en zonder uw IP-adres op te slaan, en meet welke pagina's worden bezocht, vanaf welke website u kwam, uit welk land u komt en welk type apparaat en browser u gebruikt. Daar herkennen wij u niet mee. Alleen als u toestemming geeft voor analytische cookies, tellen wij ook hoe vaak er op de knoppen voor bellen, WhatsApp en e-mail wordt geklikt. Die tellingen slaan wij op in onze eigen database. Wij gebruiken geen Google Analytics en delen niets met advertentiepartijen. Bewaartermijn: 26 maanden. U kunt uw keuze altijd wijzigen via 'Cookievoorkeuren' onderaan elke pagina.

    Externe diensten. De Google-reviews op de homepage halen wij op via onze eigen server. Klikt u op de WhatsApp-knop, dan gaat u naar WhatsApp en gelden de privacyregels van WhatsApp. De lettertypen staan op onze eigen server.

    Deze partijen verwerken gegevens voor de website:

    • Supabase: database en formulierverwerking, servers in de EU (Ierland).
    • Brevo: versturen van meldingsmails, servers in de EU.
    • Microsoft 365: ontvangen van e-mail op info@zorgtvuldig.nl.
    • Cloudflare: spamcontrole bij formulieren.
    • Vercel: hosting van de website. Daarbij worden IP-adressen kort in serverlogs bewaard.

    Met Supabase, Brevo, Cloudflare en Vercel is een verwerkersovereenkomst gesloten; die maakt deel uit van hun voorwaarden. Cloudflare en Vercel zijn Amerikaanse bedrijven. Doorgifte buiten de EER gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of standaardcontractbepalingen.

    13. Wijzigingen

    ZorgtVuldig kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijziging van wetgeving of werkwijze. De actuele versie staat op deze pagina en wordt op verzoek verstrekt.

    Vragen over deze privacyverklaring? Neem contact op via info@zorgtvuldig.nl of 06 2622 8214.

    Ook interessant